Принципы организации управления фирмой

Глава 1. Введение

Глава 2. Классический подход: введение

Глава 3. Создание секторов, отделов и других подразделений

Диапазон контроля / Группировка в целях получения экономии от масштабов деятельности / Группировка для улучшения координации / Группировка по содержанию работ (степень важности работы, конфликт целей, функции) / Конфликт факторов / Координация и комитеты / Пример / Координация и группировки по отделениям

Глава 4. Структуризация работ

Глава 5. Теория человеческих отношений: введение.

Глава 6. Мотивация личности и поведение группы

Глава 7. Лидерство руководителя и поведение группы

Глава 8. Организационная структура и распределение полномочий

Глава 9. Определение функций и эффективность

Глава 10. Системы: введение

Глава 11. Определение потребностей в информации

Глава 12. Проектирование коммуникационных каналов (информационных потоков)

Глава 13. Ситуационные теории

Глава 14. Организационные изменения

Глава 15. Заключение

Приложение. Схема принятия решений

Вопросы для обсуждения

Литература

ПОДХОДЫ К ИССЛЕДОВАНИЮ ОРГАНИЗАЦИЙ

Под термином «организация» руководители обычно понимают схемы административной подчиненности, долж­ностные инструкции и другие структурные факторы орга­низации. Однако теоретическое изучение организации охватывает более широкий круг явлений, хотя структура занимает центральное место. Так, современный исследо­ватель Д. Пью пишет: «Более конкретно теория органи­зации может быть определена как изучение структуры, функционирования и эффективности организаций, а так­же поведения групп и отдельных лиц внутри них».

Более полное определение рассматриваемого предмета исследований включает следующие его аспекты:

1. Группировка задач с целью определения видов работ.

2. Группировка видов работ в сектора, отделы и более крупные подразделения, например в отделения.

3. Делегирование полномочий, распределение ответст­венности и определение числа уровней в иерархии управ­ления.

4. Создание такого организационного климата, который побуждает работников вносить максимальный вклад в достижение целей организации.

5. Проектирование систем коммуникаций, обеспечива­ющих эффективность процессов принятия решений, кон­троля и координации.

6. Построение такой организации, которая чувстви­тельна к изменениям внешней среды и способна к ним адаптироваться, в частности посредством нововведений.

Первые три аспекта относятся к традиционным поня­тиям о структуре, а три последних - к более современ­ным направлениям: изучение структуры, функционирование и эффективность работы организации. В любом слу­чае перечисленные аспекты становятся объектом поиска решения для тех, кто ищет пути построения эффективной организации. И если решения оказываются неверными, то в построении и функционировании организации возникают недостатки, которые могут проявляться в следующем:

1. Решения принимаются несвоевременно и необос­нованно, если:

а) лица, принимающие решения, перегружены;

б) отсутствует информация, необходимая для при­нятия решений;

в) решения принимаются не тем руководителем или не на соответствующем уровне;

г) организационный климат не стимулирует высо­кую эффективность работы.

2. Нет единой основы для выполнения функций, что приводит к отклонениям и разногласиям. Например, мо­жет отсутствовать единая политика найма и оплаты труда.

3. Неудовлетворительно координируется работа под­разделений, если:

а) недостаточно согласованы цели. При этом работники различных служб имеют разные систе­мы приоритетов и, руководствуясь противоречи­выми целями, предпринимают несогласованные действия. Классическим примером являются действия управляющего транспортной службой, который считает, что стоимость тонно-километра перевозки груза, независимо от направления, не должна превышать определенной величины, вследствие чего отправление товаров задержи­вается до формирования полной партии отгруз­ки. При этом может создаваться впечатление эффективной работы транспортной службы, од­нако потери от снижения объема продаж из-за неудовлетворительного обслуживания покупа­телей могут значительно превышать экономию транспортных расходов;

б) в работе отсутствует синхронность. Несогласо­ванность отдельных работ во времени вызывает задержки и простои. Примеры: установка ЭВМ до того, как разработано ее математическое обеспечение; проведение рекламной кампании, не подкрепленной действиями отдельных аген­тов по сбыту;

в) нечетко определены обязанности. Необходимая работа может оказаться невыполненной, по­скольку каждый работник считает, что за ее вы­полнение отвечает кто-то другой. Простой при­мер: отдел управления качеством устанавливает новые стандарты, предполагая, что руководите­ли производства проинформируют исполнителей о повышении требований. Производственники со своей стороны могут считать, что это должен сделать отдел управления качеством. Подобные ситуации могут складываться и на более высо­ких уровнях управления в отношении новых продуктов, сфер сбыта и изменений в техниче­ской политике;

г) недостаточно экономична система координации. Координация осуществляется через специаль­ный персонал, посредством личного контроля, совещаний, инструкций, постановки целей; опе­ративных планов и формальных процедур. Эти средства становятся все более сложными и до­рогими по мере роста числа лиц, с которыми необходимо проводить согласования. Поэтому, если даже координация удовлетворительна, ее стоимость может быть снижена путем пере­группировки работ.

4. Разрушительный конфликт. Если члены организа­ции часто вступают в конфликт друг с другом, единство действий становится все менее возможным. Хороший ор­ганизационный климат складывается там, где обсуждение проблем проходит активно и четко, но без крайностей и ожесточения.

5. Недостаточная чувствительность к техническому прогрессу и изменениям внешней среды. Чтобы быть эффективной, организация должна не только иметь четко определенные цели, необходимые ресурсы и механизм их сбалансированного распределения в соответствии с целями, но и быть в состоянии адаптироваться к изменениям, если она хочет выжить. Хорошо известны ошибки, связанные с применением старых приемов к решению новых проб­лем, когда не осознаются изменения проблем или не мо­билизуются ресурсы на решение новых задач.

Многие ученые внесли весомый вклад в теорию орга­низации, и концепция каждого из них может рассматри­ваться как самостоятельный подход. Однако мы рассмот­рим подробно только несколько основных школ, в рамках которых будут даны ссылки на другие, более частные точки зрения.

1. В первую очередь рассматривается классический подход. В образе мыслей консультантов по управлению все еще доминирует классический подход с его акцентом на структурных факторах, функциях или видах деятель­ности, необходимых для достижения целей. По мере оп­ределения задач и их последующей группировки фор­мируются рабочие места, отделы и другие подразделения с целью эффективной специализации и координации деятельности в рамках физически нормальной загрузки руководителей. Далее формируется система координации путем установления соподчиненности работников и гра­ниц их ответственности в иерархии управления. Для этого подхода характерны попытки разработать правила (так называемые принципы организации), действующие как критерии построения организации.

2. Представители школы человеческих отношений на­ряду со сторонниками более или менее научно обосно­ванного бихевиорального подхода [Этим относительно новым термином объединяются психоло­гические, социологические и антропологические концепции буржу­азных авторов. Его содержание приблизительно эквивалентно со­держанию термина «социальная психология». - Прим. Ред.] исследуют проблемы мотивации поведения людей, руководства, группового и внутригруппового поведения. Такие исследования оцени­вают социально-психологические последствия различных организационных перемен и дают рекомендации по со­вершенствованию управленческих процедур, политики, по созданию такого организационного климата и такой структуры, которые стимулируют совместные усилия ра­ботников для достижения целей организации. Вообще говоря, координация деятельности людей не может быть эффективной, если они не желают сотрудничать, и такая кооперация не возникает автоматически, но ее возник­новению может способствовать организация.

3. Системный подход, при котором главное внимание уделяется отношениям взаимозависимости и изучению фирмы как целостной системы, отличается от двух пре­дыдущих подходов. Однако единый системный подход еще не сформировался, и те или иные авторы изучают различные подсистемы организации. Одни из них рас­сматривают функции или аналогичные элементы, другие выделяют подсистемы, соответствующие ролевой струк­туре организации. В данной книге мы рассматриваем различные подсистемы в соответствии с решениями, не­обходимыми для достижения целей; организация, таким образом, создается для облегчения принятия решений. Принятие решений в отличие от деятельности как тако­вой выбрано для изучения потому, что в процессе при­нятия решений формируется политика, обеспечивающая будущее фирмы. Но поскольку решения требуют инфор­мации, а информацию необходимо передавать, то при этом подходе изучается не только процесс принятия ре­шений, но также потребность в информации и каналы коммуникаций. Вообще говоря, без передачи информации не может быть ни сотрудничества, ни координации.

Это относительно узкий подход, и многие представи­тели системных теорий доказывают необходимость более широкого взгляда на организацию. Однако он позволяет понять значение информации и коммуникационных ка­налов для эффективной деятельности организации. Ряд других системных подходов, как тех, которые базируются на выделении иных подсистем, чем «структура решений», так и тех, которые опираются на более широкую основу, будут рассмотрены в части IV.

4. Различные ситуационные теории организации, ха­рактеризуясь в целом системной ориентацией, делают акцент на различные факторы: приспособление органи­зации к требованиям технологии (хотя и определяемой по-разному), необходимость нововведений; требования, вытекающие из неопределенности внешней среды и про­цессов принятия решений. Поэтому указанные теории будут рассмотрены в специальной главе.

ЦЕЛИ И СТРАТЕГИЯ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - ПЕРВЫЙ ШАГ В ПОСТРОЕНИИ ОРГАНИЗАЦИИ

Несмотря на то что установление целей всей компа­нии или ее отдельных звеньев обычно не рассматривается как проблема организации [Термин «организация» употребляется в настоящей книге в двух значениях: как название фирм, учреждений и тому подоб­ных объектов я как обозначение процесса «организовывавши» (функций).- Прим. ред.], нам необходимо кратко ос­тановиться на определении целей, поскольку задачей управления является их достижение. Если мы ставим перед собой задачу совершенствования организации, не уточнив ее целей, мы рискуем предложить лучшие спо­собы выполнения ненужных функций или лучшие пути достижения неудовлетворительных конечных результа­тов.

Цель - это желаемое состояние объекта в будущем. В управлении необходимо оценить каждую функцию и вид деятельности внутри компании, исходя из их вклада в достижение целей компании. Цели формируют крите­рии для оценки целесообразности предлагаемого образа действий, устанавливают стандарты для оценки достига­емой эффективности и дают общий ориентир для деятель­ности фирмы в целом.

Цели относятся к будущему; иногда это ближайшая перспектива, например следующие 6 месяцев. Как пра­вило, их можно точно определить с помощью показате­лей времени и количества, поэтому они часто называются «непосредственными». Такие цели должны увязываться с более долгосрочными целями, намечаемыми на период от одного до пяти лет. Последние в свою очередь должны быть согласованы с еще более долгосрочными целями, скажем на период от 5 до 20 лет. Все они должны быть согласованы друг с другом для устранения конфликта между краткосрочными и долгосрочными целями. Напри­мер, высокая прибыль может достигаться в течение ко­роткого времени за счет снижения качества, приводящего к снижению прибыли в перспективе.

Цели основаны на гипотезах развития в будущем. Поэтому их обоснованность зависит от точности этих гипо­тез. Чем более отдаленный период рассматривается, тем выше неопределенность будущего и тем в более общей форме формулируются цели.

Компания не может дать исчерпывающего перечня своих целей. Они могут быть естественными, т. е. разде­ляемыми всеми работниками компании, и тогда их дейст­вия будут согласованными и без специальной договорен­ности о целях этих действий. Однако есть преимущества и в формальном установлении целей.

1. Если цели не сформулированы или непонятны, имеется опасность совершения действии, не соответствующих целям. Формализация целей побуждает к их об­суждению внутри компании, что уменьшает риск непо­нимания или неполного понимания.

2. Если цели четко определены, возможные конфлик­ты между ними могут быть с большей вероятностью обнаружены и устранены в процессе согласования целей.

3. Точное определение критериев оценки деятельности компании в целом необходимо во всех случаях, за исклю­чением разве что случая; когда формальное их объявле­ние делается для «пропаганды», скрывающей истинные цели.

Основной целью компании является получение устой­чивой прибыли. Социальные цели, например уровень благосостояния ее работников, не вытекают непосредст­венно из мотива прибыли, но обычно соответствуют оп­ределенному диапазону ее уровня. Подобным же образом отдельные фирмы должны учитывать общенациональные приоритеты и уровень благосостояния общества, которые могут выступать как ограничительные факторы.

Однако высшие руководители редко объясняют низ­кий уровень прибыли ссылкой на приоритет других це­лей, за исключением случаев, когда эти другие цели им навязаны: например, авиакомпания BOAC [BOAC - British Overseas Airways Company - Британская - авиакомпания трансконтинентальных сообщений, являющаяся в настоящее время частью Британской авиакомпании. - Прим. ред.] заявила, что ее убытки возникают в основном из-за требований пра­вительства поддерживать регулярное сообщение по не­выгодным маршрутам независимо от количества пасса­жиров («нести флаг»).

В любом случае рост прибыли для большинства ком­паний - основной смысл их деятельности.

Для того чтобы выполнять единственную функцию - обеспечение прибыли компании, - создаются специаль­ные подразделения, разрабатываются методы снижения затрат и роста прибыли. Поэтому прибыль остается главной целью, даже если руководство рассматривает ее просто как одну из целей одинаковой важности.

Проблема установления целей

Каждое хозяйственное решение должно быть нацелено на какую-то проблему, а правильное решение пробле­мы - то, которое дает максимум для достижения опреде­ленных целей. Не определив цели, мы не сформулируем проблему, а без нее нет необходимости в решениях. Тот факт, что деятельность руководителя заключается в при­нятии решений, означает, что управляющие всегда имеют свои внутренние цели, если они не установлены более высокой инстанцией. Цели, которых мы пытаемся достиг­нуть, слишком часто бывают недостаточно осознаны. Установление неверных целей означает решение непра­вильно сформулированных проблем, что может привести к большему расточительству ресурсов, чем неэффектив­ное решение правильно сформулированной проблемы.

Другим способом рассмотрения проблемы целей явля­ется утверждение, что решение есть выбор из нескольких альтернатив и выбранное решение или образ действий должны более всех других соответствовать установленным целям. Но при такой постановке проблемы возникают следующие осложнения:

1. Сами цели служат промежуточными ориентирами, обеспечивающими достижение целей более высокого уров­ня (если говорить о конечных целях, то это выживание компании). Таким образом, формируется непрерывная цепь целей и средств их достижения. Мы можем считать эту цепь разорванной, если цели одного уровня не согла­суются с целями следующего уровня; такая несогласо­ванность равносильна тому, что какая-то часть компании идет особым путем. Однако эту опасность не нужно пре­увеличивать. Каждый работник фирмы сознает, что прибыльность - необходимое условие ее выживания, и это само по себе служит известным ориентиром.

2. Если цели являются промежуточными ориентирами, то цели нижнего уровня никогда не абсолютизируются при условии, что могут быть найдены равно эффективные альтернативные цели. Иное отношение к целям нижнего уровня может вести к неадекватной оценке способов до­стижения конечной цели.

3. Цели каждого отделения могут быть согласованы с целями компании, но, рассматриваемые все вместе, эти цели могут оказаться противоречащими друг другу. По­этому требуется их общая координация, например предот­вращение взаимной конкуренции подразделений.

4. Цели зачастую множественны и конфликтны; при достижении одной цели эффективность по отношению к другой может понижаться либо вследствие ограниченно­сти ресурсов, либо потому, что некоторые цели логически несовместимы. Например, при установлении целей систе­мы распределения продукции мы хотим иметь самую де­шевую, оперативную, простую, наиболее производитель­ную и т. д. распределительную сеть. Но эти цели проти­воречат одна другой; поэтому необходим компромисс между такими целями, как быстрота и дешевизна. В идеале он может быть найден на базе критерия макси­мума прибыли. Однако может оказаться невозможным связать все эти цели в одну целевую функцию, поддающуюся максимизации. Там, где последствия конкурирую­щих целей нельзя измерить и сопоставить, пользуясь одной общей шкалой (например, денежной), нет возмож­ности установить, какая комбинация целей даст наиболь­ший эффект, т. е. какая комбинация оптимальна.

На практике конфликт целей разрешается различны­ми способами.

а) выбирается только одна цель. Выбор только одной переменной может вести либо к возмож­ной потере достижений в других сферах (по другим критериям), либо к полному игнориро­ванию других целей. Для выбора одного из двух наборов целей может быть использован расчет, представленный в табл. 1. Такой подход возмо­жен, когда рассматриваемые цели являются промежуточными, т. е. средствами достижения целей более высокого уровня. В этом случае соотношение их весов может отражать относи­тельную ожидаемую эффективность достижения целей более высокого уровня. Табл. 1 иллюстри­рует ситуацию выбора между целями: расшире­ние сети сбыта компании путем создания соб­ственных филиалов либо путем аренды пред­приятий других фирм. Факторы, по которым различается влияние этих двух целей на долго­срочную прибыль, называются дифференциаль­ными последствиями и приводятся в графе 1. Оценки относительной важности этих послед­ствий для долгосрочной прибыли приводятся в графе 2. В графе 3 две конкурирующие цели ранжируются по шкале от 1 до 3 в зависимости от их вероятного вклада в различные последст­вия (3 балла означают наивысший вероятный вклад). Графа 4, получающаяся перемножени­ем граф 2 и 3, дает оценку каждой цели по каждому из последствий;

В рассматриваемом примере суммарная оцен­ка цели «аренда» составляет 28 по сравнению с 19 для «собственных филиалов».

б) оценивается относительная полезность целей. Такие оценки дают ответ на вопрос, в какой степени цель А и цель В достигаются в за­данный срок при ограниченном расходе ресур­сов. Задавая такой вопрос при варьировании предлагаемых расходов, легче оценить их отно­сительную полезность. На каждой стадии до­стижения одной цели оцениваются возможные изменения в отношении других целей для при­ближения к оптимальному их сочетанию. Суж­дения такого рода близки к экономической тео­рии предельной полезности, которая предлагает достижение такой комбинации факторов, когда дальнейшее перераспределение ресурсов уже не увеличивает общей полезности. Однако сле­дует иметь в виду, что не всегда можно легко перераспределять ресурсы с одной цели на другую, поскольку сами ресурсы могут оказать­ся невзаимозаменяемыми;

в) одна цель выбирается в качестве основной, а все другие рассматриваются как ограничения. Р. Дорфмэн называет «ограничением» такое тре­бование, которое не может быть нарушено ни в коем случае и превышение которого не прино­сит полезного эффекта. С другой стороны, требование является «целью», если оно может быть нарушено (хотя и ценой повышения за­трат) или если его превышение дает эффект. Некоторые ограничения задаются неявно: например, производственное задание не может выполняться ценой снижения безопасности ра­боты. Другие ограничения могут задаваться в явной форме: например, целевая установка «снижение затрат» не должна влиять на качество продукции.